Praktijkmensen onmisbaar in innovatieteams
Steeds meer installatietechnische bedrijven werken met tijdelijke innovatieteams. Deze teams lossen samen een concreet probleem op bijvoorbeeld een app die nog niet helemaal goed is geïmplementeerd op de werkvloer.
Zo'n team bestaat uit medewerkers uit het hele bedrijf: kantoorpersoneel én praktijkmensen zoals monteurs. Nieuw onderzoek laat zien hoe zulke teams leren, en dat dit verandert tijdens de looptijd van het innovatieteam.
'Kijk niet meteen naar het eindresultaat. Word het eerst eens over de eerste stap.'
Wat is het voordeel van een innovatieteam?
Onderzoeker Amber Kornet van hogeschool Saxion legt het uit: "Stel, de directie investeert veel geld in een app, maar op de werkvloer gebruikt bijna niemand hem. Wat doe je dan? Niet zelf een oplossing bedenken, maar het probleem aan een innovatieteam geven. Dat team, met mensen uit alle lagen van het bedrijf, zoekt samen uit hoe het beter kan."
Amber onderzocht hoe deze teams leren, op basis van het project Gas erop! Ze ontdekte dat teams drie vaste fases doorlopen, met twee kantelmomenten daartussen. De titel van haar onderzoekspaper vat het treffend samen: 'How the goal changes the game.' In iedere fase wordt op een andere manier gewerkt, eerst zullen teams veel plannen maken en ideeën uitwisselen om tot een goede eerste doelstelling te komen. Als duidelijk is waaraan gewerkt gaat worden, dan komt het invliegen van experts en het experimenteren op de werkvloer erbij en worden de uitkomsten van deze experimenten besproken in de bijeenkomsten.
Deze uitkomsten zorgen voor bijstellingen van het doel. Als bijna alles in uitgeprobeerd en het team voldoende heeft geleerd, wordt het doel voor de laatste keer bijgesteld. In die laatste fase wordt gewerkt aan een afronding, hierbij wordt meestal het management betrokken. Bij elke overgang verschuift het gezamenlijke doel: eerst wordt het concreet vastgesteld, daarna voor de laatste keer bijgesteld.
Fase 1: Opstartfase
In de eerste fase leren teamleden elkaar kennen en onderzoeken ze samen de opdracht. Amber: "We dachten eerst dat dit één bijeenkomst zou kosten. Maar iedereen, ook de praktijkmensen, moest eerst zijn eigen ervaringen met het probleem delen. Alleen zo begrijpen ze elkaar én het probleem goed."
Die gesprekken brengen vaak een reeks samenhangende problemen aan het licht die eerder nooit besproken werden. Dat kost tijd, maar is nodig. Want pas als iedereen het probleem echt begrijpt, kan het team aan de slag en voelt iedereen de gezamenlijke verantwoordelijkheid.
De procesbegeleider speelt in deze fase een cruciale rol. Amber: "Kijk niet meteen naar het eindresultaat. Word het eerst eens over de eerste stap." Een goede procesbegeleider bewaakt wanneer het team voldoende heeft verkend om door te gaan.
Fase 2: Actiefase
In de tweede fase gaan de deelnemers concreet aan de slag. Ze bedenken oplossingen en proberen die uit op de werkvloer. In de volgende bijeenkomst bespreken ze wat ze leerden en stellen ze het plan bij. Amber: "Dit steeds uitproberen, bijstellen en opnieuw proberen is een bewezen succesfactor."
Soms merkt het team dat het meer kennis nodig heeft. Dan nodigen ze een externe expert uit. Zo verschuift het van leren binnen het team naar leren van buiten. Het grote voordeel van de brede teamsamenstelling wordt in deze fase steeds zichtbaarder: van de ontwerper van de app tot de praktijkpersoon die hem dagelijks gebruikt. Ze hebben elkaar nodig.
'Steeds uitproberen, bijstellen en opnieuw proberen is een bewezen succesfactor.'
Fase 3: Afrondingsfase
In de laatste fase rondt het team zijn werk af en bereidt het de presentatie aan de directie voor. De facilitator stelt de centrale vraag: wat gaan jullie opleveren en hoe presenteren jullie dat? Want in deze fase schuift het management aan. Samen bespreekt het team met de directie hoe de oplossing verder in het bedrijf uitgerold wordt.
Amber: "De concrete toepassing en de planning van verdere implementatie doet het innovatieteam vaak samen met het management. Daar vindt nog een belangrijke stap plaats."
Een innovatieteam telt meestal 6 tot 10 mensen. Niet alle collega's doen mee, maar de deelnemers halen wel input op bij hun collega's. Als het team klaar is, werken de deelnemende praktijkmensen al op de nieuwe manier. Daarna moeten alle andere collega's dit ook gaan doen.
Waarom zijn praktijkmensen zo belangrijk?
In elk van de drie fases zijn de praktijkmensen cruciaal. Zij weten precies hoe iets werkt op de werkvloer. Amber geeft een voorbeeld: "Een app bedienen terwijl je handschoenen aan hebt, dat soort problemen kennen alleen de praktijkmensen. Zonder hen mis je die praktijkkennis volledig."
Toch weten praktijkmensen aan het begin niet altijd waarom ze uitgenodigd zijn. Amber: "Daarom hebben we een korte film gemaakt die laat zien waarom hun kennis zo waardevol is. Nadat voor hen duidelijk is waarom hun bijdrage zo belangrijk is, doen ze enthousiast mee." In steeds meer teams geven de praktijkmensen zelfs de eindpresentatie aan de directie. Amber: "Logisch, want hun praktische inbreng is doorslaggevend voor het succes van een innovatieteam.
